El método Kanban 

El método Kanban es un procedimiento para regular el flujo de trabajo en la producción de un bien o un servicio. Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjeta con signos o señal visual”.

El método desarrolla estos  componentes básicos:

• La tarjeta Kanban
• El Tablero Kanban y
• Los límites del trabajo en progreso

¿En qué consiste el método Kanban?

Este método plantea la producción desde la perspectiva de la escasez. Todo  Autónomo o emprendedor se plantea iniciar su producción o servicio partiendo de una inversión mínima requerida.  La mayoría de las veces, la producción se activa contra pedido.  Este es el punto, no importa cuanto de inventario dispongas, siempre vas a trabajar contra pedidos. 

Se acabaron los inventarios de mercancía y las expectativas de sus ventas. El método concentra la atención en el proceso productivo de lo que el cliente ha solicitado, eliminando toda acción que se ubique fuera de esa esfera.

Reduce los gastos de resguardo, mantenimiento y almacenamiento de bienes. Maximiza el recurso humano justo y necesario para la producción solicitada. Reduce las acciones administrativas que no sean necesarias para la producción y mejora las condiciones ambientales y laborales de los equipos de trabajo necesarios para la producción.

El tablero Kanban

El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: 

“Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. 

 

Cada columna puede ser subdividida en las actividades que se deben realizar. En cada columna se colocan las tarjetas de Kanban.  Permite mapear y visualizar fácilmente el flujo de trabajo, mostrando los retrasos y avances.  Los tableros Kanban te ayudan a:

• Visualizar cuellos de botella y debilidades en el flujo de trabajo
• Ahorra tiempo porque elimina la necesidad de reuniones para compartir información sobre el estado de cosas.
• Democratiza la información y hace transparente el proceso
• Enfocarse en el trabajo en proceso
• Identifica las actividades que presentan bloqueos
• Permite controlar a detalle el cronograma de trabajo de cada solicitud

 

La tarjeta Kanban

En sus inicios las tarjetas eran de papel y se colocaban dentro de cada columna del tablero a medida que se movían en el proceso. Cada tarjeta contiene información significativa sobre la tarea y su estado en el tablero Kanban.  El número de tarjetas que pueden entrar en una columna es limitado, su alcance dependerá de las capacidades operativas de la empresa. La estructura básica de la tarjeta es, por la parte frontal, contiene los datos del cliente y de su solicitud. Y la parte trasera contiene información sobre los requerimientos del pedido.

Los límites del trabajo en proceso (WIP) 

Son los criterios del desempeño de los trabajadores en cada etapa del proceso.  Limitan la cantidad de elementos de trabajo en las etapas (columnas del tablero Kanban) del flujo de trabajo. Esto ayuda al equipo a enfocarse en la tarea que se está haciendo para terminar más rápido. 

Los pioneros

El término Kanban proviene del fabricante japonés de automóviles Toyota.  En el año 1940 en Toyota se inició el uso de las tarjetas en forma de notas de papel, fijadas en un tablero.  Los trabajadores de Toyota usaron el sistema de tarjetas Kanban para crear un proceso de trabajo transparente y reducir el desperdicio de producción.  David J. Anderson, 60 años después,  tomó la idea original y puso las bases del método Kanban.  Implementado en la industria de desarrollo de software tuvo un tremendo impacto positivo en la productividad de los equipos.  Hoy en día, el método Kanban está ampliamente extendido en diversas industrias y es utilizado en la gestión de autónomos y corporaciones de todo el mundo.

Los principios básicos de Método Kanban

Los principios más relevantes del método pueden ser divididos en cuatro principios básicos y seis prácticas.

Principio 1: Empezar con lo que hace ahora

Se aplica sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas.

Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos

Está diseñado para implementarse con una mínima resistencia, por lo que trata de pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos del proceso actual. 

Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles, las responsabilidades y los cargos existentes pueden tener valor y vale la pena conservarlos. 

Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles

Reconoce que los mejores liderazgos surgen de actos del día a día de gente que está al frente de sus equipos. Por lo que propone que se trabaje sembrando una mentalidad de mejora continua entre los equipos de trabajo para alcanzar el rendimiento óptimo a todo nivel.

Las prácticas de Kanban

Hay algunas prácticas centrales identificadas por David J. Anderson que deben ser el eje de cualquier implementación de Kanban.

• Entender cómo funciona actualmente el flujo de trabajo,
• Visualizar el  proceso en Kanban, 
• No interrumpir los procesos
• Gestionar un flujo rápido, continuo e ininterrumpido para crear valor rápidamente. 
• Fomentar la visibilidad del proceso en su totalidad
• Crear circuitos de retroalimentación
• Reuniones diarias de pie, a una hora estrictamente fija, directas al grano, entre 10 y 15 minutos,  para sincronizar el equipo. Todas frente al tablero donde cada trabajador o equipo explique lo que hizo ayer y lo que hará hoy
• Visión compartida del trabajo, el flujo de trabajo, el proceso y el riesgo.

 

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