Para que la Agencia Tributaria acepte que el IVA soportado de una factura de gastos sea deducible tiene que cumplir las siguientes características:
Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
Que se encuentren convenientemente justificados.
Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
En particular y más controvertido es el primer punto, ya que el autónomo deberá justificar que el gasto que se intenta deducir esta vinculado realmente con su actividad.
GASTOS DEDUCIBLES EN EL IVA
A continuación analizamos los gastos más frecuentes que son deducibles en IVA para los autónomos y empresarios:
Consumos de explotación: el IVA soportado por la compra de materiales necesarios para el desempeño de la actividad es plenamente deducible. También será deducible los gastos accesorios tales como los de transporte de dichos materiales.
Arrendamientos: se trata de los alquileres sujetos a IVA para el desarrollo de la actividad. Si la actividad la desarrollamos en nuestra vivienda será deducible la parte proporcional que destinemos al desarrollo de nuestra actividad.
Servicios de profesionales independientes: las facturas de los profesionales como abogados , notarios , asesores o economistas serán deducibles con la correspondiente factura.
Gasto de gasolina : no siempre podemos deducirnos el 100% del IVA , sino que dependerá de la proporción que este gasto este vinculado a la actividad como ocurre con el gasto de gasolina. Solo nos podriamos deducir el 100% siempre que se den las circunstancias que acrediten su uso puramente profesional, como por ejemplo un taxista o un vehículo industrial. La Ley del IVA establece que podriamos deducirnos un 50% siempre y cuando demuestres que lo necesitas para desarrolar tu actividad y aún así finalmente en una posible comprobación dependerá del juicio de Hacienda. Sin embargo, en IRPF no podrás deducir nada, a menos que el vehículo se utilice de manera exclusiva.
Gastos de comida : unos de los gastos que más controversia genera son los gastos de comida,La línea entre la actividad profesional y la personal es muy estrecha y es por ello la importacia de demostrar que estamos ante un gasto de empresa. Para que sean admitidas como gastos deducibles las cuotas del IVA deben obedecer a relaciones públicas con clientes o proveedores, deben ser utilizadas como medio de promoción de la actividad y deben estar correlacionadas con los ingresos. Debemos evitar que estas comidas coincidan en fines de semana porque su aceptación por parte de la Agencia Tributaria es complicada asi como que el restaurante se encuentre en la misma localidad donde vives o tengas tu lugar de trabajo. Debemos acudir a la prudencia a la hora de deducirnos este gasto porque finalmente dependerá del criterio de hacienda.
Vestuario : sólo se consideran afectos a la actividad los uniformes, batas o demás ropa con el anagrama de la empresa. Todo lo demás se excluye.
Gastos de desplazamiento : Se admiten como gastos deducibles siempre que esté acompañado de una hoja de gastos que especifique el motivo del viaje y esté relacionado con la actividad empresarial.
Otros gastos deducibles : como subscripción a revistas profesionales , asistencia a eventos relacionados con la actividad como cursos o congresos, gastos financieros ( intereses de préstamos y créditos), seguros, gastos que supongan muestras gratuitas y objetos publicitarios de escaso valor.
No será deducible el IVA de un gasto que no esté registrado en la contabilidad ni tampoco aquél que no se encuentre adecuadamente justificado.
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